Bestuursreglement AGE-GGK (AVS-Germinal-EDS-GGK)
Artikel 1: NAAM
De Vereniging, ontstaan door de samensmelting van AVS, Germinal, EDS en GGK op 1 juli 2009, draagt de verkorte naam A.G.E-GGK.
Artikel 2: ZETEL EN DUUR
Zij heeft haar zetel te Rotterdam; zij is aangegaan voor onbepaalde tijd.
Artikel 3: KLEUREN EN TENUE
3.1 De clubkleuren zijn wit met daarin verwerkt het blauw van Germinal en EDS en het groen van AVS.
3.2 Het tenue bestaat uit een wit shirt het clubembleem, een witte broek met eveneens een embleem blauwe, wit en groen en groene kousen.
3.3 Het is de teams niet toegestaan, zonder toestemming van het bestuur, om in een ander dan het officiële clubtenue te spelen. De enige algemene uitzondering hierop is de noodzaak om in een reserve tenue te moeten spelen.
Artikel 4: TOELATING VAN LEDEN EN DONATEURS
4.1 Het verzoek om als spelend lid of niet-spelend lid (donateur) te worden toegelaten kan bij elk bestuurslid plaatsvinden. Bij minderjarigen dient de wettelijke vertegenwoordiger aanwezig te zijn bij de definitieve inschrijving.
4.2 Alle leden van de vereniging zijn verplicht de verschuldigde contributie (inclusief overige kosten) te voldoen voor een door het bestuur vast te stellen uiterlijke betaaldatum. Deze datum wordt vermeld bij het betalingsverzoek en op de website.
Artikel 5: (KANDIDAATSTELLING) BESTUUR
5.1 Het bestuur is door de algemene ledenvergadering gemandateerd om al datgene te doen dat noodzakelijk is om de vereniging goed te laten functioneren. Daartoe ontwikkelt zij een meerjaren visie en stelt jaarlijks een begroting op van inkomsten en uitgaven. Verder ziet zij toe op het juist toepassen van het Bestuursreglement en het Normen en Waarden Statuut. Bij niet voorziene situaties en gebeurtenissen ontwikkelt het bestuur aanvullende regelingen en neemt daarover een besluit naar redelijkheid en billijkheid.
5.2 De leden van het bestuur worden door de algemene jaarlijkse ledenvergadering benoemd. Zij zijn per drie jaar aftredend, maar kunnen desgewenst herbenoemd worden.
5.3 Bij tussentijdse vacatures in het bestuur kan door het bestuur een plaatsvervanger worden aangewezen tot de eerstvolgende algemene jaarlijkse ledenvergadering.
5.4 De kandidaatstelling voor een lid van Het Bestuur geschiedt ofwel door het bestuur ofwel door tenminste drie (3) stemgerechtigde leden, hetgeen uit handtekeningen, vergezeld door de namen in blokletters, zal moeten blijken.
5.5 In het geval van kandidaatstelling door leden, dient door hen uiterlijk een week (7 dagen) voor de aanvang van de algemene jaarlijkse ledenvergadering, waarin een bestuursvacature zal worden vervuld, bij de secretaris van het bestuur een door hen ondertekende opgave van de naam van de kandidaat te worden ingediend. Deze opgave dient vergezeld te gaan van een schriftelijke verklaring van de kandidaat dat hij bereid is een eventuele benoeming te aanvaarden.
5.6 Een bestuurslid die zijn functie niet naar behoren vervult of op andere wijze de belangen van de vereniging schaadt, kan door het bestuur onmiddellijk in zijn functie worden geschorst tot de eerstvolgende algemene jaarlijkse ledenvergadering. De eerstvolgende algemene jaarlijkse ledenvergadering beslist over het voorstel van het bestuur tot schorsing of ontheft het bestuurslid van zijn functie, met benoeming van een nieuw bestuurslid.
ARTIKEL 6: CONTRIBUTIE-BEPALINGEN
6.1 De inkomsten van de vereniging bestaan o.a. uit contributies. Het Bestuur bepaalt de wijze en het tijdstip waarop de contributies en donaties geïnd zullen worden. Ieder jaar zullen op de algemene jaarlijkse ledenvergadering de verplichtingen van de leden worden vastgesteld voor het jaar daarop.
6.2 Leden die per 1 november van ieder jaar hun verschuldigde contributies en overige kosten niet hebben betaald, kunnen niet deelnemen aan de activiteiten van de vereniging.
Voor spelende leden betekent dit o.a. dat zij niet kunnen deelnemen aan de voetbalcompetitie en trainingen.
6.3 Leden hebben een mogelijkheid tot gespreide betaling van contributies en andere kosten, danwel kunnen een korting krijgen vanwege bijzondere omstandigheden; een verzoek hiertoe dient te worden gericht aan de penningmeester die hierover zelfstandig beslist.
6.4 Bij het beëindigen van het lidmaatschap, tenminste 1 maand voorafgaand aan het einde van het verenigingsjaar (1 juli), is de contributie verschuldigd tot en met het einde van het verenigingsjaar, waarin de beëindiging plaatsvindt.
6.5 Ereleden zijn vrijgesteld van contributiebetaling.
6.6 Het bestuur kan in bijzondere gevallen bepalen, dat een gewoon lid of een lid van verdienste een lagere of geen contributie betaalt.
6.7 Niet spelende leden, ook wel begunstigers genoemd, betalen een jaarlijkse bijdrage, waarvan het minimumbedrag wordt vastgesteld door het bestuur.
6.8 Ingeval van wanbetaling kan een lid door het bestuur het lidmaatschap worden ontnomen. Van wanbetaling is sprake indien het lid het (afgelopen)-seizoen geen contributies heeft voldaan. Slechts in zeer bijzondere gevallen kan hiervan worden afgeweken.
6.9 Leden die hun contributie en overige kosten gespreid willen voldoen, dienen daarvoor vóór oktober bij de penningmeester een verzoek te hebben ingediend. In elk geval dient dan vóór 1 november de 1e termijn van de gespreide betaling te zijn betaald.
Artikel 7: VOORZITTER
7.1 De voorzitter geeft leiding aan en houdt toezicht op het volvoeren van de taak van de overige bestuursleden.
7.2 De voorzitter is de officiële woordvoerder van het bestuur bij alle officiële vertegenwoordigingen van de vereniging, tenzij hij deze taak aan een ander heeft opgedragen.
7.3 Uitgaande stukken alsmede notulen, jaarverslagen, begrotingen en andere stukken waarvoor naar het oordeel van het bestuur zijn handtekening is vereist, worden door de voorzitter mede ondertekend.
7.4 De voorzitter geeft leiding aan het bestuur en houdt toezicht op het uitvoeren van alle besluiten genomen door het bestuur en de algemene jaarlijkse ledenvergadering. Hij zorgt voor naleving van statuten en reglementen.
7.5 De voorzitter leidt de bestuurs- en algemene jaarlijkse ledenvergadering van de vereniging en stelt daarin de orde van de dag vast, behoudens het recht van genoemde vergaderingen om daarin wijziging te brengen; hij heeft het recht de discussies te sluiten indien hij meent dat de vergadering voldoende is ingelicht tenzij tenminste 2/3 gedeelte van de aanwezige stemgerechtigde leden zich daartegen verzet.
7.6 De voorzitter is gerechtigd vergaderingen van ingestelde commissies bij te wonen en heeft daarin een adviserende stem.
Artikel 8: SECRETARIS
8.1 De secretaris voert alle correspondentie uit naam en in overleg met het bestuur en hij houdt afschrift van alle uitgaande stukken.
8.2 De ledenadministratie is de verantwoordelijkheid van de secretaris. Hij zorgt voor de juistheid daarvan. Hij kan deze taak mandateren aan de ledenadministrateur.
8.3 Uitgaande stukken worden door de secretaris mede ondertekend.
8.4 Bij afwezigheid wordt zijn functie waargenomen door een door het bestuur aan te wijzen persoon uit haar midden.
8.5 De secretaris brengt op de algemene jaarlijkse ledenvergadering van de vereniging het door het bestuur goedgekeurde verslag over het afgelopen verenigingsjaar uit.
8.6 De secretaris draagt zorg dat de bestuursbesluiten, voor zover het bestuur dit noodzakelijk acht, ter kennis van de leden worden gebracht.
8.7 De secretaris draagt zorg voor de notulering van bestuurs- en algemene jaarlijkse ledenvergaderingen tenzij het bestuur daarvoor een andere persoon heeft aangewezen.
Artikel 9: PENNINGMEESTER
9.1 De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen van de vereniging en met de bewaking van de door de algemene jaarlijkse ledenvergadering vastgestelde begroting van de vereniging.
9.2 De penningmeester doet de uitgaven en int de vorderingen en houdt boek van alle ontvangsten en uitgaven en zorgt dat voor iedere uitgave een bewijsstuk aanwezig is.
9.3 Betalingen uit de kas worden door de penningmeester gedaan tegen behoorlijke kwijting.
9.4 De penningmeester van de vereniging is bevoegd zelfstandig betalingen te verrichten.
9.5 De penningmeester van de vereniging maakt telkenmale per het einde van het verenigingsjaar de balans op, de staat van baten en lasten over het verstreken verenigingsjaar en brengt in de algemene jaarlijkse ledenvergadering namens Het Bestuur verslag uit over de financiën van het afgelopen jaar, waaronder een overzicht van de eigendommen en andere activa van de vereniging; hij legt daarbij een staat over van baten en lasten, ontvangsten en uitgaven, benevens een begroting voor het komend verenigingsjaar.
9.6 De penningmeester is de kascontrolecommissie bij haar vervolgwerkzaamheden behulpzaam en draagt er zorg voor dat deze de aan haar toegekende bevoegdheden naar behoren kan uitoefenen.
9.7 De penningmeester kan ten allen tijde door het bestuur en de Algemene Ledenvergadering ter verantwoording worden geroepen en is verplicht aan ieder lid van het bestuur en de kascontrolecommissie, op verzoek, alle boeken en bescheiden ter inzage te geven en het aanwezige kasgeld te tonen.
9.8 Bij afwezigheid van de penningmeester wordt zijn functie waargenomen door een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid.
9.9 Ingeval de penningmeester tussentijds aftreedt, laat hij voor het tijdstip van aftreden zijn boeken en de kas nakijken door de kascontrolecommissie.
9.10 De penningmeester zorgt voor de invordering van de contributies, donaties en andere inkomsten tegen afgifte van kwitanties en stort alle gelden op bank- of girorekening van de vereniging. De penningmeester is als enige bevoegd afspraken met leden te maken ten aanzien van het gespreid voldoen van contributies.
9.11 De penningmeester voldoet alle onkosten, welke een gevolg zijn van de uitvoering van besluiten genomen op bestuurs- en algemene jaarlijkse ledenvergadering.
Artikel 10: BESTUURSVERGADERINGEN
10.1 Bestuursvergaderingen worden belegd zo dikwijls als het bestuur wenst, maar tenminste 1 keer per maand.
10.2 In bestuursvergaderingen kunnen slechts dan rechtsgeldige besluiten worden genomen wanneer meer dan de helft van de bestuursleden aanwezig is.
10.3 Van al het ter vergadering behandelde worden notulen en actiepunten bijgehouden. De notulen worden op de eerstvolgende vergadering goedgekeurd dan wel alsnog gewijzigd. Hiervan wordt in de notulen van die volgende vergadering melding gemaakt.
10.4 Mochten na een in stemming gebracht voorstel de stemmen staken, dan zal maximaal 2 maal de stemming worden overgedaan. Blijkt dan nog geen beslissing te zijn genomen, dan zal na de 2e stemming de stem van de voorzitter dubbel tellen.
Artikel 11: COMMISSIES
11.1 Commissies kunnen worden benoemd teneinde het bestuur in bepaalde onderdelen van het werk behulpzaam te zijn.
11.2 De commissies worden onderscheiden in permanente en niet permanente. De enige permanente commissie is de kascontrolecommissie.
11.3 Alleen de leden van een permanente commissie worden benoemd door de algemene jaarlijkse ledenvergadering voor de tijd van drie jaar.
11.4 De kascontrolecommissie bestaat uit drie meerderjarige leden die geen bestuurslid mogen zijn.
De leden worden benoemd op de algemene jaarlijkse ledenvergadering.
De verdeling van de functies gebeurt door de commissie zelf.
De leden hebben zitting doch zijn terstond herkiesbaar.
Tussentijds vrijgekomen functies dienen op de eerstvolgende algemene jaarlijkse ledenvergadering te worden ingevuld.
De commissie controleert de boeken éénmaal per jaar.
De commissie is belast met de controle van de boeken, geldmiddelen en overige waarden van de vereniging. Bij akkoordbevinding worden de boeken door de aanwezige commissieleden ondertekend. De commissie brengt uiterlijk 8 dagen na de controle verslag aan het bestuur uit.
Bij tussentijds aftreden van de penningmeester moet binnen 14 dagen na dit aftreden controle door de commissie plaatsvinden.
Op de algemene jaarlijkse ledenvergadering doet de commissie verslag van haar bevindingen over het afgelopen verenigingsjaar.
11.5 Niet-permanente commissies zijn ontbonden zodra hun taak is volbracht en hun verslag aan het bestuur of de algemene jaarlijkse ledenvergadering is uitgebracht.
Artikel 12: ALGEMENE JAARLIJKSE LEDENVERGADERING
12.1 Tenminste éénmaal per jaar wordt op een door het bestuur vast te stellen tijdstip en plaats een algemene jaarlijkse ledenvergadering gehouden. De oproeping hiertoe geschiedt via de website. Bij de oproeping worden de te behandelen onderwerpen (middels een agenda) vermeld.
12.2 Ieder stemgerechtigd lid heeft het recht van initiatief, amendement en interpellatie.
12.3 Ieder stemgerechtigd lid kan voorstellen aan een agenda van de algemene jaarlijkse ledenvergadering toevoegen, mits deze 3 dagen voor de vergadering bij het secretariaat zijn ingediend en door tenminste 3 stemgerechtigde leden schriftelijk zijn ondersteund.
Artikel 13: SLOTBEPALINGEN
Ieder lid wordt geacht bekend te zijn met de bepalingen van de Statuten, het Bestuursreglement en het Normen en Waarden Statuut. Deze zijn beschikbaar op onze internetsite, www. AGE-rotterdam.nl
Omdat de vereniging zich conformeert aan de reglementen en bepalingen van de KNVB gelden deze uiteraard ook voor alle leden van AGE-GGK
In die gevallen waarin het Bestuursreglement en/of het Normen en Waarden Statuut niet voorzien, beslist Het Bestuur.
Het bestuur zal niet schromen om dwingende maatregelen te nemen tegen een ieder die zich niet aan het Bestuursreglement en het Normen en Waarden Statuut houdt.
Met betrekking tot de kantine activiteiten wijst het Bestuur mevrouw Devilee-Emons en mevrouw Schilte aan als verantwoordelijk leidinggevenden. In die hoedanigheid houden zij toezicht op alle bar- en keukenwerkzaamheden en verzorgen zij instructies aan de vrijwillige bar en keukenmedewerkers. Achter de bar bevindt zich een lijst van alle bar/keuken medewerkers die van het Bestuur toestemming hebben gekregen bar en/of keukenwerkzaamheden te verrichten.
Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering.
Richard de Witte (voorzitter)
W. van Vliet (secretaris)